業(yè)務(wù)現(xiàn)狀及需求

對各類員工費(fèi)用報銷，直接入相應(yīng)費(fèi)用類科目，并在摘要中詳細(xì)注明；若有借支，則先掛個人預(yù)支，待費(fèi)用發(fā)生時予以核銷。

X公司對一般人員的費(fèi)用的核算要求并不是非常嚴(yán)格和詳細(xì)，對銷售人員的費(fèi)用的核算則要求很嚴(yán)格。

問題

通過往來帳員工明細(xì)帳戶只能反映員工借支情況，無法由借支跟蹤到其費(fèi)用發(fā)生的真實(shí)情形。

對有預(yù)付款的員工，進(jìn)行費(fèi)用報銷時，沒有報警提示，需要通過進(jìn)行帳務(wù)查詢方可知道，否則有可能造成款項(xiàng)重付、多付。

解決方案

本項(xiàng)業(yè)務(wù)是由費(fèi)用核算流程的在系統(tǒng)中記帳節(jié)點(diǎn)處理的，由費(fèi)用核算會計(jì)負(fù)責(zé)。

鑒于X公司要求簡化對員工費(fèi)用核算形式的要求，建議直接在總帳中錄入分錄，然后在摘要中詳細(xì)注明費(fèi)用發(fā)生的人員和用途。

員工借款：

借：備用金

   貸：現(xiàn)金/銀行存款

員工報銷

借： 管理費(fèi)用等

   貸：備用金

業(yè)務(wù)現(xiàn)狀

X公司目前材料采購預(yù)付款業(yè)務(wù)，設(shè)備采購和員工部門借支預(yù)付款等業(yè)務(wù)會計(jì)分錄如下：

   會計(jì)分錄：

①材料預(yù)付款

         借：預(yù)付帳款/應(yīng)付帳款（經(jīng)常采用“應(yīng)付帳款”科目核算）

               貸：現(xiàn)金/銀行存款

報帳、核銷預(yù)付款

        借：資產(chǎn)或費(fèi)用科目

            貸：預(yù)付帳款/應(yīng)付帳款

  ②員工借款，分員工出差借款、零星采購借款、其他借款等，按借款用途進(jìn)行管理。

出差借款

        借：其他應(yīng)收款

             貸：現(xiàn)金/銀行存款

報帳核銷借款

      借：管理費(fèi)用/銷售費(fèi)用等

          貸：其他應(yīng)收款

其他借款

        借：其他應(yīng)收款-員工

            貸：現(xiàn)金/銀行存款

報帳核銷借款

      借：管理費(fèi)用/銷售費(fèi)用等

          貸：其他應(yīng)收款—員工

解決方案

本項(xiàng)業(yè)務(wù)是由采購預(yù)付款流程的在系統(tǒng)中輸入預(yù)付款、輸入發(fā)票并用發(fā)票核銷預(yù)付款兩個節(jié)點(diǎn)處理的，由應(yīng)付會計(jì)負(fù)責(zé)。

根據(jù)X公司的現(xiàn)狀和未來發(fā)展需求，以及Oracle系統(tǒng)的功能，提出如下方案：

a)         對供應(yīng)商預(yù)付款的處理

一、預(yù)付款項(xiàng)的記帳科目的確定。對材料供應(yīng)商預(yù)付款的記帳科目為“預(yù)付帳款”、財(cái)務(wù)類供應(yīng)商預(yù)付款的記帳科目為“其他應(yīng)收款”。

二、對需向供應(yīng)商預(yù)付材料款時，由采購部門作出預(yù)付款申請，經(jīng)財(cái)務(wù)處長和廠長審批后，由財(cái)務(wù)處進(jìn)行付款。

三、對供應(yīng)商預(yù)付款業(yè)務(wù)，Oracle應(yīng)付系統(tǒng)所有預(yù)付款的結(jié)算過程為

1)    申請及批準(zhǔn)預(yù)付款（以發(fā)票的形式錄入）

借：預(yù)付帳款/其他應(yīng)收款

貸：應(yīng)付帳款/其他應(yīng)付款

2)    支付預(yù)付款

借：應(yīng)付帳款/其他應(yīng)付款

貸：現(xiàn)金/銀行存款

3)    核銷

        借：應(yīng)付帳款/其他應(yīng)付款

貸：預(yù)付帳款/其他應(yīng)收款

業(yè)務(wù)現(xiàn)狀

所有付款，按X公司付款規(guī)定，只有所有批準(zhǔn)手續(xù)完備、原始單據(jù)合法完整的付款申請方能準(zhǔn)許付款。

采購員提出請款要求，部門領(lǐng)導(dǎo)與財(cái)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)資金計(jì)劃等情況進(jìn)行審批，決定是否付款。但由于決策所需的信息比較缺乏、難以及時得到，審批主觀決定色彩較濃。采購員不能實(shí)時了解已付款信息，口頭溝通較多，要準(zhǔn)確、及時地回答供應(yīng)商的問詢有難度。對于需分次付款的情況，財(cái)務(wù)處難以了解累計(jì)請款情況，監(jiān)控職能較弱。

問題

當(dāng)前由于手工處理付款業(yè)務(wù)，不能詳細(xì)查到發(fā)票的信息，付款不能針對發(fā)票；在發(fā)票與付款單據(jù)不完全同步時，付款只能針對供應(yīng)商、更不能指定到具體供應(yīng)商的具體采購業(yè)務(wù)和發(fā)票，不利于合理的策略性的付款，也不利于進(jìn)行帳齡分析。

解決方案

本項(xiàng)業(yè)務(wù)是由采購付款流程的在系統(tǒng)中輸入付款并與采購發(fā)票進(jìn)行匹配節(jié)點(diǎn)處理的，由應(yīng)付會計(jì)負(fù)責(zé)。

Oracle應(yīng)付業(yè)務(wù)子系統(tǒng)中對于應(yīng)付款的核銷具有較嚴(yán)謹(jǐn)要求：

只有完全審核無誤的發(fā)票，方可進(jìn)行付款核銷業(yè)務(wù)。對于不符合審批條件的發(fā)票會在發(fā)票審核時提供暫掛原因以供查詢與處理。

有多樣化的付款方式可供選擇，包括現(xiàn)金、支票、匯款等。

提供靈活多樣的付款條件設(shè)置，如收貨后立即付款、收貨后一個月付款或西方國家盛行的現(xiàn)金折扣設(shè)置如2％10，Net 30等。

對需分期付款的發(fā)票，能按分期要求設(shè)置付款日期和金額。

對于每一筆付款業(yè)務(wù)，Oracle應(yīng)付帳款中要求必須提供帳戶信息、單據(jù)信息逐筆進(jìn)行維護(hù)。

6．Oracle系統(tǒng)的集成性、信息的共享性可以使您通過權(quán)限、職責(zé)的設(shè)置，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)檢索到相關(guān)的信息。

業(yè)務(wù)現(xiàn)狀

X公司無外幣業(yè)務(wù)。

解決方案

基于X公司的現(xiàn)狀，考慮到企業(yè)未來發(fā)展的需要，可能會有少量的外幣業(yè)務(wù)發(fā)生，對此外幣業(yè)務(wù)折算成人民幣入帳，可以大大簡化財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)部門的操作復(fù)雜性，減少工作量。

業(yè)務(wù)現(xiàn)狀

目前，X公司存在少量的既是供應(yīng)商又是客戶情況；對于這種情況，會存在著應(yīng)收與應(yīng)付業(yè)務(wù)互相抵消的處理。通過應(yīng)收與應(yīng)付的抵消來沖減應(yīng)付款也核銷應(yīng)收款，而不需產(chǎn)生現(xiàn)金的流出與流入。

解決方案

本項(xiàng)業(yè)務(wù)是由采購付款流程的在系統(tǒng)中輸入付款并與采購發(fā)票進(jìn)行匹配節(jié)點(diǎn)、銷售收款流程的輸入收款信息和核銷到發(fā)票共同處理的，由應(yīng)付會計(jì)和應(yīng)收款會計(jì)共同負(fù)責(zé)。

對于既是供應(yīng)商又是客戶的業(yè)務(wù)，Oracle提供“客戶供應(yīng)商凈額報表”反映其實(shí)際余額，通過中轉(zhuǎn)過渡性帳戶分別完成應(yīng)付款核銷及應(yīng)收款核銷過程，真實(shí)反映應(yīng)付帳款與應(yīng)收帳款的發(fā)生情況。

例：A公司既是客戶又是供應(yīng)商，當(dāng)月向A公司采購材料10000元，同時銷售產(chǎn)品20000元給A公司。

在應(yīng)付系統(tǒng)中收到A公司材料采購發(fā)票：

      借：原材料

          貸：應(yīng)付帳款

在應(yīng)收系統(tǒng)中開出銷貨發(fā)票給A公司：

      借：應(yīng)收帳款

          貸：其他業(yè)務(wù)收入

          貸：應(yīng)交稅金—增值稅（銷項(xiàng)）

當(dāng)A公司決定與進(jìn)行抹帳處理，并經(jīng)過X公司同意后

在應(yīng)付系統(tǒng)中核銷采購發(fā)票：

    借：應(yīng)付帳款

       貸：應(yīng)收、應(yīng)付中轉(zhuǎn)

在應(yīng)收系統(tǒng)中核銷銷貨發(fā)票：

    借：應(yīng)收、應(yīng)付中轉(zhuǎn)

       貸：應(yīng)收帳款

業(yè)務(wù)現(xiàn)狀及需求

由于三角債的問題，存在著供應(yīng)商與供應(yīng)商、供應(yīng)商與客戶、客戶與客戶相互之間債權(quán)債務(wù)抵消的業(yè)務(wù)處理，以清理三角債，即通常所說的抹帳業(yè)務(wù)。

解決方案

本項(xiàng)業(yè)務(wù)是由采購付款流程的在系統(tǒng)中輸入付款并與采購發(fā)票進(jìn)行匹配節(jié)點(diǎn)、銷售收款流程的輸入收款信息和核銷到發(fā)票共同處理的，由應(yīng)付會計(jì)和應(yīng)收款會計(jì)共同負(fù)責(zé)。

對此類業(yè)務(wù)，分三類處理：

供應(yīng)商與供應(yīng)商之間的抹帳業(yè)務(wù)，如：供應(yīng)商A的債務(wù)轉(zhuǎn)入供應(yīng)商B，對供應(yīng)商A作一張貸項(xiàng)通知單，分配的貸方會計(jì)科目記入中轉(zhuǎn)科目；對供應(yīng)商B作一張標(biāo)準(zhǔn)發(fā)票，分配的借方會計(jì)科目記入中轉(zhuǎn)科目；

供應(yīng)商與客戶之間的抹帳業(yè)務(wù)，可參照上一節(jié)應(yīng)收應(yīng)付業(yè)務(wù)抵消業(yè)務(wù)，只要在說明中注明是哪幾家公司抹帳即可；

客戶與客戶之間的抹帳業(yè)務(wù)，如：客戶A的債權(quán)轉(zhuǎn)入客戶B，對客戶A作一張貸項(xiàng)通知單，借方會計(jì)科目記入中轉(zhuǎn)科目；對客戶B作一張發(fā)票，貸方會計(jì)科目記入中轉(zhuǎn)科目。

 

來源：巨靈鳥 歡迎分享本文