業(yè)務(wù)現(xiàn)狀及需求

目前X公司所有的憑證均為以分錄的形式逐筆手工錄入，這種方式是一種模擬手工的記帳方式，使用這種方式對(duì)記帳人員的財(cái)務(wù)水平要求較高，而且不能對(duì)原始單據(jù)進(jìn)行詳細(xì)規(guī)范的記錄，所記錄的信息可以說(shuō)只是對(duì)原始單據(jù)的一個(gè)索引，憑證與原始單據(jù)的聯(lián)系不能明確反映；當(dāng)前X公司財(cái)務(wù)部使用的用友系統(tǒng)對(duì)重復(fù)性的憑證和規(guī)律性較強(qiáng)的分?jǐn)偟葢{證不能自動(dòng)處理，增加了手工勞動(dòng)的工作量。（對(duì)重復(fù)憑證和分?jǐn)倯{證重點(diǎn)了解一下）

解決方案

本項(xiàng)事務(wù)財(cái)務(wù)總流程中的將其他會(huì)計(jì)事務(wù)制單、復(fù)核并輸入到系統(tǒng)節(jié)點(diǎn)處理，由總帳會(huì)計(jì)負(fù)責(zé)。

根據(jù)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的需要，Oracle ERP總帳系統(tǒng)支持多種會(huì)計(jì)憑證的錄入：可以創(chuàng)建成批分?jǐn)倯{證、周期性重復(fù)憑證、反沖憑證、手工的會(huì)計(jì)憑證、從Oracle的應(yīng)收、應(yīng)付、資產(chǎn)、采購(gòu)、銷售等子系統(tǒng)中引入的會(huì)計(jì)憑證。

將來(lái)憑證錄入方式可分如下幾類：

引入憑證：由于Oracle ERP管理信息系統(tǒng)是一個(gè)大型的集成系統(tǒng)，大量業(yè)務(wù)的原始憑證都通過(guò)相關(guān)業(yè)務(wù)子模塊錄入、維護(hù)及相關(guān)處理，然后將其帳務(wù)信息以憑證的方式傳遞至總帳，在總帳中完成帳務(wù)核算。引入憑證的來(lái)源有：應(yīng)收款、應(yīng)付款、資產(chǎn)、庫(kù)存、制造等。

手工憑證：直接在總帳中錄入的憑證是與其他模塊無(wú)直接銜接關(guān)系、屬于客戶未購(gòu)買的模塊事務(wù)或客戶希望在總帳中處理的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)。

周期性重復(fù)性憑證：重復(fù)憑證基本上包括三種類型：即固定數(shù)據(jù)、 固定格式（每月只需錄入數(shù)據(jù)）和固定公式的。屬于這種類型憑證的業(yè)務(wù)往往有待攤費(fèi)用的分?jǐn)偂㈩A(yù)提費(fèi)用的計(jì)提、工資、福利費(fèi)計(jì)提、計(jì)提各種稅費(fèi)。對(duì)這類憑證，在定義好重復(fù)憑證的模板后，系統(tǒng)即可在需要的時(shí)候運(yùn)行生成。

成批分?jǐn)傂詰{證：可根據(jù)已定義的分?jǐn)傄?guī)則，按其分?jǐn)傄?guī)則進(jìn)行分?jǐn)偟挠泿�憑證。如：將期間費(fèi)用分配到相關(guān)部門。

反沖憑證：對(duì)錯(cuò)誤分錄進(jìn)行反沖的憑證，系統(tǒng)提供了可以任意選擇的借貸方向相反和改變符號(hào)(負(fù)數(shù)金額表示，紅字)兩種方法。

業(yè)務(wù)現(xiàn)狀

目前X公司的財(cái)務(wù)主要使用用友財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)，對(duì)于憑證只有月底一次過(guò)帳，只是由財(cái)務(wù)人員對(duì)已審核過(guò)的會(huì)計(jì)憑證進(jìn)行輸入動(dòng)作。對(duì)憑證的調(diào)整，在未登帳前，可通過(guò)復(fù)核對(duì)原憑證進(jìn)行修改，對(duì)登帳后且已關(guān)帳的調(diào)整，只能通過(guò)手工編制的憑證來(lái)調(diào)整。

當(dāng)前X公司也設(shè)立了審核崗位對(duì)未過(guò)帳的憑證進(jìn)行逐筆審批。

解決方案

本項(xiàng)事務(wù)由財(cái)務(wù)總流程中的過(guò)帳節(jié)點(diǎn)處理，由總帳會(huì)計(jì)負(fù)責(zé)。

Oracle對(duì)于憑證的管理具有一定的跟蹤性，通過(guò)對(duì)財(cái)務(wù)人員職責(zé)的設(shè)置，能夠了解到對(duì)于一張憑證從制作錄入到調(diào)整過(guò)帳的人員及時(shí)間的記錄，從而保留了對(duì)憑證從制作到過(guò)帳的整體流程。

對(duì)于憑證的審核，由于大量的業(yè)務(wù)憑證是由子系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)的，在子系統(tǒng)進(jìn)入Oracle總帳之前已在子系統(tǒng)中對(duì)于自動(dòng)憑證規(guī)則進(jìn)行了設(shè)置，對(duì)于憑證的正確性審核，是從以下幾個(gè)方面進(jìn)行的：

（1）對(duì)于子系統(tǒng)自動(dòng)會(huì)計(jì)規(guī)則的審核，這一步是在系統(tǒng)設(shè)置之初已經(jīng)完成。（在實(shí)施的時(shí)候要完成這項(xiàng)工作）

（2）對(duì)于業(yè)務(wù)子系統(tǒng)數(shù)據(jù)的審核，在憑證引入至總分類帳以前在子系統(tǒng)已經(jīng)完成，所以在總分類帳中將不對(duì)這些憑證進(jìn)行審批。

（3）對(duì)于帳務(wù)平衡性的審核，一旦發(fā)現(xiàn)帳務(wù)不平衡，則不允許登帳業(yè)務(wù)進(jìn)行。

因此，系統(tǒng)從以上三個(gè)方面細(xì)化了對(duì)于憑證審核的工作，但不只是在憑證層次上對(duì)憑證進(jìn)行審核。

對(duì)于總帳中手工輸入的憑證，可以通過(guò)定義審批流程或?qū)徟鷮哟蔚姆绞酵瓿墒止ぽ斎霊{證的審核的工作。審批層次如下：

對(duì)于憑證的調(diào)整，由于其調(diào)整時(shí)間的不同，Oracle建立了不同的工作方法：

（1）憑證未過(guò)帳前：未過(guò)帳以前，Oracle允許對(duì)憑證進(jìn)行修改和調(diào)整。

（2）憑證已過(guò)帳后：將原有錯(cuò)誤的憑證進(jìn)行自動(dòng)紅沖處理，產(chǎn)生相應(yīng)的紅沖憑證（沖銷的方法有切換借貸項(xiàng)和改變符號(hào)兩種，可以任選）。再根據(jù)正確的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)重新編制記帳憑證。

5、在使用Oracle Document Sequence的前提下，無(wú)論是未過(guò)帳或已過(guò)帳的憑證，系統(tǒng)都不允許對(duì)憑證進(jìn)行刪除動(dòng)作，從而避免憑證編號(hào)的跳號(hào)問(wèn)題。

6、對(duì)于憑證的過(guò)帳，Oracle總帳是按憑證批進(jìn)行過(guò)帳的。

來(lái)源：巨靈鳥 歡迎分享本文