第七章 集中采購管理方案
WHY？
集團(tuán)企業(yè)如何發(fā)揮集中采購的優(yōu)勢，降低采購成本？
如何使原材料庫存控制在一個合理的水平？
如何及時、準(zhǔn)確地制定采購計劃，按需采購？
如何對供應(yīng)商進(jìn)行科學(xué)、及時、準(zhǔn)確的評估，提高交貨準(zhǔn)確率？
如何有效控制采購價格，以有效地控制采購成本？
如何保證采購物資的質(zhì)量？
如何規(guī)范采購交易行為，并確保各級人員按規(guī)范處理采購業(yè)務(wù)？
如何提供及時、可靠的信息供領(lǐng)導(dǎo)者進(jìn)行采購決策？

方案說明：本方案是為各類企業(yè)集中采購業(yè)務(wù)管理信息化建設(shè)提供的解決方案。本方案適用于集團(tuán)企業(yè)物資公司模式的集中采購管理、集團(tuán)企業(yè)虛擬采購組織模式等多種模式的集中采購管理。本方案適用于生產(chǎn)性及非生產(chǎn)性物資、勞務(wù)的集中采購管理，同時支持企業(yè)級各種業(yè)務(wù)類型不同采購流程的采購管理。

1 企業(yè)采購管理中經(jīng)常遇到的問題
1、 集團(tuán)企業(yè)如何發(fā)揮集中采購的優(yōu)勢，降低采購成本？
2、 如何使原材料庫存控制在一個合理的水平？
3、 如何及時、準(zhǔn)確地制定采購計劃，按需采購？
4、 如何對供應(yīng)商進(jìn)行科學(xué)、及時、準(zhǔn)確的評估，提高交貨準(zhǔn)確率？
5、 如何有效控制采購價格，以有效地控制采購成本？
6、 如何保證采購物資的質(zhì)量？
7、 如何規(guī)范采購交易行為，并確保各級人員按規(guī)范處理采購業(yè)務(wù)？
8、 如何提供及時、可靠的信息供領(lǐng)導(dǎo)者進(jìn)行采購決策？

2 NC集中采購管理能夠做什么？
1、 發(fā)揮集中采購的規(guī)模效應(yīng)，降低采購成本。
支持物資公司模式和虛擬采購組織模式的集中采購。
2、 強(qiáng)化物資采購的集中管理控制
支持企業(yè)定價權(quán)、采購權(quán)、質(zhì)檢權(quán)及支付權(quán)做必要的分離以及設(shè)專門部門負(fù)責(zé)采購合同管理、供應(yīng)商的選擇、價格的確定、質(zhì)量檢驗等。
3、 加強(qiáng)供應(yīng)商管理。
可以實時采集供應(yīng)商的歷史交易記錄，建立實用、先進(jìn)的模型，對供應(yīng)商從質(zhì)量、價格、交期、服務(wù)、可持續(xù)的改進(jìn)等多個方面進(jìn)行科學(xué)的評估。
4、 加強(qiáng)采購價格管理
NC系統(tǒng)支持采購詢價比價，制訂采購基準(zhǔn)價格，并指導(dǎo)、控制采購訂單的執(zhí)行，從而達(dá)到降低企業(yè)采購成本的目的。
5、規(guī)范、協(xié)同、優(yōu)化企業(yè)采購業(yè)務(wù)處理流程，提高采購工作效率。
支持采購業(yè)務(wù)從請購、訂單、收貨質(zhì)檢、入庫、收票、到結(jié)算全過程的管理，并且能夠根據(jù)企業(yè)實際情況，靈活配置適于企業(yè)的各種不同業(yè)務(wù)類型的采購業(yè)務(wù)流程和審批工作流，支持企業(yè)采購業(yè)務(wù)流程的變化。
6、 幫助企業(yè)掌握全面的庫存信息，全面壓縮庫存。
NC通過對物資庫存存量狀態(tài)的細(xì)化，可以幫助企業(yè)動態(tài)掌握全面的庫存信息，并做出科學(xué)合理的采購計劃，從而全面壓縮庫存。

3 NC集中采購管理如何實現(xiàn)
NC認(rèn)為，綜合分析各類企業(yè)集中采購管理，可以歸納總結(jié)為三種模式：集團(tuán)企業(yè)物資公司模式、集團(tuán)企業(yè)虛擬采購組織模式、企業(yè)級集中采購管理模式，以下將對這三種應(yīng)用模式進(jìn)行分析，并闡述NC對每一種應(yīng)用模式是如何實現(xiàn)的。

3.1集團(tuán)企業(yè)物資公司模式
1、應(yīng)用模式分析
集團(tuán)企業(yè)物資公司模式是指在整個集團(tuán)企業(yè)內(nèi)部，為了充分發(fā)揮集中采購的規(guī)模效應(yīng)，降低采購成本，集團(tuán)企業(yè)中單獨設(shè)置獨立核算的物資公司，負(fù)責(zé)對整個集團(tuán)大部分物資進(jìn)行集中采購。
集團(tuán)企業(yè)物資公司模式下，集團(tuán)企業(yè)內(nèi)各公司向物資公司采購，物資公司匯總各公司采購需求，集中向供應(yīng)商采購；物資公司與供應(yīng)商進(jìn)行采購結(jié)算，同時物資公司與各分公司進(jìn)行內(nèi)部采購結(jié)算；發(fā)貨方式主要有兩種，一種是供應(yīng)商向物資公司發(fā)貨，物資公司向各分公司發(fā)貨，另一種是供應(yīng)商直接向各分公司發(fā)貨。

集團(tuán)企業(yè)物資公司應(yīng)用模式如圖1示。

 
圖1
注：圖中實線代表采購訂單流向及采購結(jié)算流向；虛線代表物流流向。

2、 應(yīng)用邏輯角色
集團(tuán)企業(yè)物資公司模式從系統(tǒng)應(yīng)用的角度應(yīng)設(shè)置如下邏輯角色，如表1示：

表1

3、 應(yīng)用流程圖如圖2示。

 
圖2

4、 應(yīng)用流程圖說明
1） 集團(tuán)企業(yè)中XX公司根據(jù)各部門請購匯總，生成并提交對物資公司的采購訂單。
2） 物資公司接收、確認(rèn)集團(tuán)企業(yè)各公司采購訂單，并通知各公司。
3） 物資公司計劃部負(fù)責(zé)匯總各公司采購訂單，包括物資公司本身的采購申請，生成物資公司對供應(yīng)商的采購訂單。
4） 物資公司質(zhì)價部，負(fù)責(zé)供應(yīng)商管理、采購價格管理，指導(dǎo)采購訂單業(yè)務(wù)的執(zhí)行。
5） 物資公司采購業(yè)務(wù)部對采購訂單進(jìn)行審核，提交供應(yīng)商。
6） 物資公司采購訂單到貨、到貨檢驗、入庫、采購發(fā)票、采購結(jié)算后傳應(yīng)付系統(tǒng)計應(yīng)付及傳存貨核算系統(tǒng)計存貨入庫成本。
7） 物資公司根據(jù)各公司采購訂單生成物資公司對各公司的銷售訂單，并據(jù)以銷售出庫給各公司，與各公司進(jìn)行內(nèi)部銷售結(jié)算，結(jié)算后傳應(yīng)收系統(tǒng)計應(yīng)收及傳存貨核算系統(tǒng)計存貨出庫成本。
8） 各公司進(jìn)行入庫確認(rèn)，與物資公司進(jìn)行內(nèi)部采購結(jié)算，采購結(jié)算后傳應(yīng)付系統(tǒng)計應(yīng)付及傳存貨核算系統(tǒng)計存貨入庫成本。

5、 關(guān)鍵控制點說明
1） 請購單審批：主要包括對請購數(shù)量、請購資金預(yù)算的審批，NC提供物料的ATP可承諾量信息及請購資金預(yù)算信息可以輔助進(jìn)行請購審批。
2） 采購訂單審批：主要包括對采購訂單的供應(yīng)商、采購價格、付款協(xié)議、交貨方式等的審批。通過NC系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置可以對采購訂單的價格進(jìn)行合同價格控制、最高限價控制。
3） 到貨環(huán)節(jié)；交貨期、交貨數(shù)量控制、質(zhì)量控制；
4） 采購發(fā)票控制：采購發(fā)票錄入時可進(jìn)行與采購訂單比較，進(jìn)行數(shù)量容差控制、單價容差控制。
5） 原材料合理庫存水平的控制：最高庫存控制、最低庫存控制、安全庫存控制。

3.2集團(tuán)企業(yè)虛擬采購組織模式
1、 應(yīng)用模式分析
集團(tuán)企業(yè)虛擬采購組織模式是指在整個集團(tuán)企業(yè)內(nèi)部，為了充分發(fā)揮集中采購的規(guī)模效應(yīng)，降低采購成本，集團(tuán)企業(yè)中設(shè)置虛擬的采購組織，主要負(fù)責(zé)對整個集團(tuán)各公司、部門物資請購的審批、訂單生成及審批，集團(tuán)各單位只能對訂單進(jìn)行后續(xù)執(zhí)行。
虛擬采購組織模式的集中采購在跨國公司，外資企業(yè)中應(yīng)用較多，可減少機(jī)構(gòu)，降低采購人員及間接的采購成本，是NC推薦的一種集中采購模式。
虛擬采購組織模式應(yīng)用模式如圖3示。

 
圖3
注：
采用哪種采購模式，企業(yè)將根據(jù)具體情況，根據(jù)物料性質(zhì)的不同而不同，一般對各公司、各分廠、各部門普遍公用的物料采用集中采購模式的情形比較多。
實際應(yīng)用中，采購組織可以是部門，可以是小組，也可以是具體的人。
可以根據(jù)物料分類的不同，設(shè)立多個虛擬的采購組織。

2、 應(yīng)用邏輯角色
集團(tuán)企業(yè)虛擬采購組織模式從系統(tǒng)應(yīng)用的角度應(yīng)設(shè)置如下邏輯角色，如表2示：

表2

3、 應(yīng)用流程圖如圖4示。

 
圖4

4、 應(yīng)用流程圖說明
1） 股份公司、各分廠、各分公司提出物資請購，在請購時注明采購組織。
2） 集團(tuán)公司的采購組織對各單位物資請購進(jìn)行審批。
3） 集團(tuán)公司的采購組織根據(jù)審批的物資請購生成各單位的采購訂單，并進(jìn)行審批。
4） 集團(tuán)公司質(zhì)價部負(fù)責(zé)供應(yīng)商管理、采購價格管理工作，并對采購訂單業(yè)務(wù)提供指導(dǎo)和監(jiān)督。
5） 審批后的采購訂單交由各單位執(zhí)行，進(jìn)行后續(xù)采購日常業(yè)務(wù)處理，包括采購到貨、采購入庫、采購發(fā)票、采購結(jié)算等。
5、 關(guān)鍵控制點說明
1） 集團(tuán)采購組織對請購單審批：主要包括對請購數(shù)量、請購資金預(yù)算的審批，NC提供物料的ATP可承諾量信息及請購資金預(yù)算信息可以輔助進(jìn)行請購審批。
2） 集團(tuán)采購組織對采購訂單審批：主要包括對采購訂單的供應(yīng)商、采購價格、付款協(xié)議、交貨方式等的審批。通過NC系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置可以對采購訂單的價格進(jìn)行合同價格控制、最高限價控制。
3） 到貨環(huán)節(jié)；交貨期、交貨數(shù)量控制、質(zhì)量控制；
4） 采購發(fā)票控制：采購發(fā)票錄入時可進(jìn)行與采購訂單比較, ，進(jìn)行數(shù)量容差控制、單價容差控制。
5） 原材料合理庫存水平的控制：最高庫存控制、最低庫存控制、安全庫存控制。

3.3企業(yè)級集中采購管理模式
1、 應(yīng)用模式分析
企業(yè)級集中采購管理模式指在企業(yè)級采購管理應(yīng)用中，各部門所需物料統(tǒng)一由采購部門進(jìn)行集中采購，尤其對公用的物料采購，如辦公用品、辦公設(shè)備、消耗性材料、勞務(wù)，及重要物料，可以由各用料部門提出采購申請，由專門的采購部門進(jìn)行采購，另外基于“不相容權(quán)利應(yīng)分開設(shè)置”的原則，將定價權(quán)、采購權(quán)、質(zhì)檢權(quán)及支付權(quán)做必要的分離，如對供應(yīng)商選擇、采購價格、質(zhì)量檢驗、采購合同簽定等可設(shè)置專門的質(zhì)價部進(jìn)行管理。
企業(yè)級集中采購管理應(yīng)用模式如圖5示。

 
圖5

2、 應(yīng)用邏輯角色
企業(yè)級集中采購管理模式從系統(tǒng)應(yīng)用的角度應(yīng)設(shè)置如下邏輯角色，如表3示：

 
圖8

3）直運銷售：
對于進(jìn)行直運銷售的企業(yè)而言，無需進(jìn)行實物的收發(fā)，即完成購銷業(yè)務(wù)，由供應(yīng)商直接將商品發(fā)給企業(yè)的客戶。結(jié)算時，由購銷雙方分別與企業(yè)結(jié)算，開具購銷發(fā)票，進(jìn)行資金的劃轉(zhuǎn)。
企業(yè)級集中采購管理----直運銷售業(yè)務(wù)類型應(yīng)用流程如圖9示。

 
圖9

7、 NC對物料采購過程中狀態(tài)的管理
NC設(shè)置了下面的一些狀態(tài)，用于實時了解采購物資的狀態(tài)：
已計劃量：描述已經(jīng)下請購單，但尚未下達(dá)為采購訂單的這部分原材料的量；
訂單在途量：已經(jīng)形成采購訂單，但尚未到貨的這部分原材料的量；
到貨待檢量：已經(jīng)到貨但尚未完成檢驗，未入庫的這部分原材料的量；
現(xiàn)存量：指目前倉庫中實物存量；
不可用量：指由于某種原因被凍結(jié)，不可使用的量；
已分配量：指已經(jīng)下達(dá)的生產(chǎn)計劃或銷售定單鎖定的的這部分原材料或成品的量；
可用量：可供使用的這部分原材料的量，是一個計算結(jié)果，與時間有關(guān)；
物料采購過程中的狀態(tài)如圖10示。

 
圖10

NC的這些狀態(tài)量可在時間軸上展開，如圖11示。通過查詢這些狀態(tài)量，可使你的工作更有計劃，更協(xié)同，采購過程及庫存水平的控制更為有效。

 
圖11

4 NC集中采購管理方案應(yīng)用價值
1、 逐漸顯示集中采購的規(guī)模效應(yīng)，采購成本明顯呈現(xiàn)降低的趨勢。
2、 輕松、科學(xué)、實時、準(zhǔn)確地進(jìn)行供應(yīng)商評估，為您選擇更好的供應(yīng)商合作伙伴提供可信的決策信息；
3、 實時、動態(tài)地分析采購價格執(zhí)行情況，幫您有效地控制采購成本，對采購業(yè)務(wù)員業(yè)績進(jìn)行定量評估；
4、 隱蔽的權(quán)利公開化，集中的權(quán)利分散化，幫助企業(yè)構(gòu)建全新采購模式；
5、 采購資金的規(guī)劃將會更準(zhǔn)確，更有預(yù)見性；
6、 采購交貨期、交貨數(shù)量、質(zhì)量將會得到有效的控制；
7、 采購物資的來源去向?qū)�會被精確記錄，使質(zhì)量跟蹤變得非常容易；
8、 采購付款節(jié)奏將得到更為有效的控制；
9、 采購資金周轉(zhuǎn)速度將會大大加快；
10、 采購物資的庫存將會維持在一個合理的水平上，原材料類的存貨周轉(zhuǎn)天數(shù)會明顯縮短；
11、 實時、動態(tài)、準(zhǔn)確地掌握整個企業(yè)全面的庫存信息，擺脫庫存積壓嚴(yán)重而缺貨率仍在上升的尷尬局面，庫存占用資金水平日趨合理；
12、 審批流程與預(yù)警平臺的應(yīng)用，可使管理者在流程自動化后實現(xiàn)基于例外的管理……